Опыт внедрения автоматизированной информационной системы «СБСОФТ – Зарплата и кадры» для централизованного расчета заработной платы

В соответствии с требованиями ФГУП «Почта России», предъявляемыми к региональным Управлениям федеральной почтовой связи (УФПС) – Филиалам ФГУП «Почта России», по усилению контроля расходов по фонду оплаты труда, в УФПС Московской области в начале 2004 года встала задача по изменению технологии сбора и обработки информации по заработной плате.

Анализ работ по расчету заработной платы выявил следующие проблемы на уровне Почтамтов - обособленных структурных предприятий:

• отличия в алгоритмах начисления зарплаты, наличие ошибок в правилах расчёта начислений и удержаний, что приводило к ошибкам в выплате заработной платы и увеличению штрафных санкций
• многообразие программ расчета заработной платы создавало трудности в получении сводных данных по фонду оплаты труда на уровне УФПС, существенно увеличивало расходы на сопровождение программ
• отсутствие объективных данных по учёту и анализу движения персонала в консолидированном виде на уровне УФПС
• отсутствие действенного контроля начисления различных доплат работникам

Одним из путей разрешения перечисленных проблем является централизация расчета зарплаты (ЦРЗП) сотрудников всего Филиала в головной организации - в аппарате УФПС.

В качестве инструмента централизованного расчета заработной платы в УФПС Московской области была выбрана АИС «СБСОФТ – Зарплата и кадры». При выборе автоматизированной информационной системы «СБСОФТ - Зарплата и кадры» учитывались:

• широкое внедрение в сети Филиалов ФГУП «Почта России» проектов компании СБСОФТ и созданной при этом единой информационной среды и программной платформы
• большой опыт работы компании СБСОФТ с предприятиями почтовой отрасли различных уровней и, как следствие, учет специфики расчета заработной платы работников почтовой отрасли при разработке программного обеспечения

АИС «СБСОФТ – Зарплата и кадры» обеспечивает решение следующих основных задач:

• ведение штатного расписания предприятия со сложной иерархической организационной структурой, каталога изменений к утверждённому штатному расписанию и механизма его согласования между Филиалом и Почтамтами
• возможность работы с данными в любом рабочем периоде
• выдача информации по любому уровню подразделений предприятия и предприятию в целом, что позволяет обеспечить своевременный контроль над финансовыми операциями
• представления отчётности в фискальные органы по Филиалу в целом и по любому структурному подразделению

Унификация и упорядочение в УФПС потоков документов, связанных с расчетом заработной платы, позволило в итоге получить прозрачную картину движения документов, влияющих на конечный фонд оплаты труда по тому или иному подразделению и, более того, по каждому сотруднику Филиала.

Cхема потоков данных в АИС «СБСОФТ - Зарплата и кадры»:

Для обеспечения централизации расчёта зарплаты работников Филиала ФГУП «Почта России» были проведены следующие подготовительные работы:

• произведена унификация основных справочников, что позволило построить единую для региона систему начислений и удержаний
• осуществлено импортирование данных из использовавшихся ранее хранилищ данных в СУБД, обладающую единой структурой данных для всех Почтамтов
• сформирована единая информационная база данных на уровне УФПС

Для взаимодействия служб Филиала и Почтамтов был разработан порядок документооборота, обеспечивающий обмен информацией.

Порядок представления документов
по оплате труда в Филиал

№ п/п	Сроки	Документ	Формат
1	По мере необходимости	Штатное расписание	Копия + изменения в базе
2	По мере необходимости	Приказ(распоряжение) по кадрам	Копия, заверенная подписью сотрудника отдела кадров
3	Каждый понедельник	Платежные ведомости на межвыплаты (с расписками о получении)	Копия, заверенная подписью ответственного бухгалтера
4	Каждый понедельник	Больничный лист, полностью оформленный для выполнения расчета	Копия, заверенная подписью ответственного сотрудника отдела кадров + оригиналы больничных листов не реже 2-х раз в месяц с курьером
5	Не позднее 3-го рабочего дня с момента установления доплаты	Приказы об установлении доплат за: - работу в тяжелых (вредных) условиях труда - секретность - руководство бригадой - ведение воинского учета - уборку территории в зимний период - обучение	Копия, заверенная подписью ответственного сотрудника
6	до 3-го числа каждого месяца	Приказы на премии	Копия, заверенная подписью экономиста
7	до 4-го числа каждого месяца	Отчет о начисленных суммах штатным сотрудникам за выполнение сдельно-оплачиваемых работ	Оригинал с подписью экономиста и главного бухгалтера
8	3-го числа каждого месяца	Сводный табель учета использования рабочего времени	Оригинал сводного табеля с подписью ответственного за составление лица, сотрудника отдела кадров, экономиста и начальника Почтамта
9	По мере необходимости	Документы-основания для выплат работникам	Копия, заверенная подпись ответственного сотрудника
10	С каждым переданным пакетом документов	Реестр документов, переданных в Филиал	Оригинал в 2-х экземплярах (один - в ГЦРЗП, второй - с распиской о получении в Почтамте)

Порядок предоставления документов
по оплате труда в Почтамты

№ п/п	Сроки	Документ	Формат
1	Не позднее 24 числа каждого месяца	БД (база данных) с начисленными суммами аванса и сформированными платежными ведомостями	БД в электронном виде
2	Вместе с БД	Сообщение об авансе установленной формы	1. В электронном виде в формате Word 2. Оригинал на бумажном носителе с подписью бухгалтера ГЦРЗП
3	Не позднее дня, следующего за днем получения документов-оснований	Платежные ведомости на межрасчетные выплаты	В электронном виде в формате Ex c el
4	Вместе с платежными ведомостями на межвыплаты	Сообщение о межрасчетной выплате установленной формы	1. В электронном виде в формате Word 2. Оригинал на бумажном носителе с подписью бухгалтера ГЦРЗП
5	Не позднее 9 числа месяца, следующего за расчетным	БД (база данных) с рассчитанными суммами заработной платы и ЕСН, сформированными платежными ведомостями, расчетными листками, бух. проводками и отчетами по оплате труда и ЕСН	БД в электронном виде
6	Вместе с БД	Сообщение о заработной плате установленной формы	1. В электронном виде в формате Word 2. Оригинал на бумажном носителе с подписью бухгалтера ГЦРЗП

Cхема потоков данных:

АИС «СБСОФТ – Зарплата и кадры» использует клиент-серверную технологию СУБД FireBird .

Применение новейших информационных технологий при разработке и внедрение централизованного расчета заработной платы потребовало существенных единовременных затрат на модернизацию ПЭВМ и локальной сети.

На текущий момент есть четкое понимание оправданности совершенных шагов по централизации расчета заработной платы.

Основные предпосылки внедрения ЦРЗП

• прозрачность всех расходов по фонду оплаты труда
• централизация социальных выплат (налоги, пенсионный фонд и прочее)
• нормирование выплат по сдельным видам труда
• возможность унификация штатного расписания по каждому Почтамту

Централизованный расчет зарплаты с использованием АИС «СБСОФТ – Зарплата и кадры» ведется в следующих областях:

• Тульской;
• Рязанской;
• Калужской;
• Тверской;
• Ярославской;
• Вологодской;
• Брянской;
• Костромской;
• Тюменской;
• УФПС г.Москвы;
• УФПС Московской области;
• а также в Чувашской республике.

АИС «СБСОФТ – Зарплата и кадры» используется следующими подразделениями ФГУП «Почта России»:

• Почтамт г. Строитель (Белгородская обл.);
• УФПС республики Дагестан – Филиал ФГУП «Почта России»;
• УФПС Чеченской республики;
• Калмыкский УФПС – Филиал ФГУП «Почта России» (начинают работу почтамты).

Реализация централизованного расчета заработной платы в УФПС Московской области потребовала организации 16-ти рабочих мест для расчётчиков зарплаты, 2-х рабочих мест для работников кадрового отдела, 2-х рабочих мест для работников планового отдела.

На уровне Почтамта в результате внедрения произошло сокращение численности персонала, занятого расчетом заработной платы, на 25-30%.

На уровне УФПС обрабатываются данные по 28 Почтамтам с общей численностью персонала более 10 000 человек с возможностью увеличения объёмов данных в 1,5 – 2 раза.